Last Updated on 2020 年 4 月 4 日 by Eric Chiu
通訊軟體的美麗與錯誤
小小分享自己近一年多來的通訊軟體使用策略：
- 急事 → 先傳訊後電話處理。
- 正式回覆 → 透過 E-mail。
- 事務所回覆與客服 → 逐步改用 JANDI（準成員功能）。
- 資訊團隊 → 使用 Slack 串接 Bot 及內部溝通。
- 有空檔時優先處理 JANDI、Slack 與 E-mail 訊息。
- 新認識朋友之客戶，以及生活上聯繫 → Line。
- 資訊爆量時避免閱讀 Line 及 Facebook。
選擇溝通工具的思考點
身為一個時常必須於各種管道回覆各類詢問問題的工作者，手機和電腦上必備的訊息溝通管道可能包括：簡訊、E-mail（N 個 G-suite）、Line 、FB Messenger、WeChat、JANDI、Slack、Intercom（SaaS客服）, etc.。
雖然回覆訊息在網路世代是稀鬆平常的事情，但下面是我認為在使用通訊軟體時需要注意的事項：
- 保護寶貴專注力。
- 可允許多任務並進，但要求自己一個時間做好一件事情。
- 盡可能生活與工作切割。
- 不同工作性質團隊選擇不同適合的工具。
- 考量團隊與外部協助順暢性。
- 兼顧教育訓練與知識傳承。
使用工作專用的通訊軟體與 Line 的區別
JANDI 及 Slack 這類工作用的通訊軟體，相對於使用 Line 溝通，有下列幾個大優點：
- 避免與生活混合，永遠無法下班，可以針對時段設勿擾通知。同時保護同仁避免 Line 被工作充滿。
- 照片、檔案不會有七天後就找不到的問題。
- 可以設定準成員（or 訪客），避免團隊凌亂，以及可以集中管理。
- 如果隨時有團隊或專案成員加入，可以透過閱讀過去的對話與檔案，快速了解進度與開始協作。
- 各種搜尋文字、檔案方式，避免在 Line 訊息中大海撈針。
- 串接各種 bot，集中需要關注的訊息與管道。
- 追蹤各種進度。
- 專注的處理該事件或該問題，保護專注力。不會被私人訊息打斷。
避免陷入被訊息淹沒的困境，盡量避免使用 Line 工作吧。
JANDI https://www.jandi.com/landing/
Slack https://slack.com/