珍惜寶貴的專注力,您應該有更好的工作通訊軟體。

通訊軟體的美麗與錯誤


小小分享自己近一年多來的通訊軟體使用策略:

  1. 急事 → 先傳訊後電話處理。
  2. 正式回覆 → 透過 E-mail。
  3. 事務所回覆與客服 → 逐步改用 JANDI(準成員功能)。
  4. 資訊團隊 → 使用 Slack 串接 Bot 及內部溝通。
  5. 有空檔時優先處理 JANDI、Slack 與 E-mail 訊息。
  6. 新認識朋友之客戶,以及生活上聯繫 → Line。
  7. 資訊爆量時避免閱讀 Line 及 Facebook。

選擇溝通工具的思考點

身為一個時常必須於各種管道回覆各類詢問問題的工作者,手機和電腦上必備的訊息溝通管道可能包括:簡訊、E-mail(N 個 G-suite)、Line 、FB Messenger、WeChat、JANDI、Slack、Intercom(SaaS客服), etc.。

雖然回覆訊息在網路世代是稀鬆平常的事情,但下面是我認為在使用通訊軟體時需要注意的事項:

  1. 保護寶貴專注力。
  2. 可允許多任務並進,但要求自己一個時間做好一件事情。
  3. 盡可能生活與工作切割。
  4. 不同工作性質團隊選擇不同適合的工具。
  5. 考量團隊與外部協助順暢性。
  6. 兼顧教育訓練與知識傳承。

使用工作專用的通訊軟體與 Line 的區別

JANDI 及 Slack 這類工作用的通訊軟體,相對於使用 Line 溝通,有下列幾個大優點:

  1. 避免與生活混合,永遠無法下班,可以針對時段設勿擾通知。同時保護同仁避免 Line 被工作充滿。
  2. 照片、檔案不會有七天後就找不到的問題。
  3. 可以設定準成員(or 訪客),避免團隊凌亂,以及可以集中管理。
  4. 如果隨時有團隊或專案成員加入,可以透過閱讀過去的對話與檔案,快速了解進度與開始協作。
  5. 各種搜尋文字、檔案方式,避免在 Line 訊息中大海撈針。
  6. 串接各種 bot,集中需要關注的訊息與管道。
  7. 追蹤各種進度。
  8. 專注的處理該事件或該問題,保護專注力。不會被私人訊息打斷。

避免陷入被訊息淹沒的困境,盡量避免使用 Line 工作吧。

JANDI  https://www.jandi.com/landing/
Slack  https://slack.com/

發佈留言