雲端時代:為什麼會計或記帳需要上雲端?

在一個強調數位轉型、什麼服務都在嘗試上雲端的時代,國內外已陸續發展出許多針對企業的SaaS雲端工具。從生產力工具(PDF、表單等)、通訊與視訊軟體、CRM、人資系統到財會系統,幾乎已經涵蓋了所有企業內部的作業流程。而今天想要談談,財務會計、記帳系統上雲端,能對公司帶來什麼樣的好處?

合適的雲端財會工具對中小企業而言,可以帶來最大的價值與好處,我認為分別是(1)即時提供管理決策所需要的報表及 (2)用科技的方式提升財會作業效率。


最大價值(1) :即時提供管理決策所需要的報表

許多老闆往往覺得導入合適的財會工具,只是用來單純完成記帳這件事情,或誤以為記帳就只是報稅,交給外部事務所專業處理即可。但許多時候,就忽略了財會功能真正的價值,除了產出法規遵循所需財務報表外,對企業最有價值,是能提供管理決策判斷即時所需要的數據。

不管是從公司基本的損益毛利分析、部門別損益表、到現金流管理、應收付款管理甚至到預算管理.….。
從管理者、經營者的視角,若能透過雲端工具,能及時、隨處的存取財務及管理資訊,掌握公司經營的現況,進行決策判斷與改善,其可帶來的價值遠遠超過單純的記帳與稅務申報。

各國新的雲端財會工具設計,已能逐步支援讓管理者可以即時的從不同面向,包括產出損益、資產、部門、金流、預估等各種面向的管理資訊。好的財會軟體與會計人員資源的投入,可以帶來巨大的決策價值,管理者可以快速進行各種因應與調整。

最大價值(2):用科技的方式提升財會作業效率

許多公司內部財會人員或助理,往往每個月都身陷結帳流程中。除了怨嘆老闆無法看到財會人員的價值外,往往結完帳也無法從財會角度提供更多的管理建議。

其主要原因除了傳統分錄的記帳方式,使得許多管理報表需要財會人員額外設計與製作,才能勉強滿足管理需求。而每月的入帳與結帳流程,受限傳統系統的設計,往往有許多重複的流程與輸入,從入帳、結帳、對帳、製作管理報表,到報稅與內外部的簽證查帳,傳統的記帳方式往往造成許多重工與溝通成本。

檢視各國新的雲端財會工具,除了將帳務模組化、讓使用者可以同時分工合作外,也使用科技的方式提升財會人員的作業效率。除更強調使用者體驗(UX)與設計(UI)外,除提升財會專業人員效率外,也讓不懂會計的各部門人員亦可各司其職,共同協助。

隨著各國的腳步,雲端工具更逐步與銀行、不同雲端工具API做串接,但用科技改善無效率的財會產業作業,將是未來的趨勢。


雲端財會軟體的幾個重要特色:

特色1: 隨時隨地不受限制、雲端備份

只要連上網路、隨時隨地可以作業,不再受實體辦公室的限制。

特色2:模組化共同作業、遠距協作

新的雲端財會工具,多採用表單方式引導輸入,強調管理模組化與管理意涵,除內部可多人共同作業外,同時可與外部的財稅務專家、會計師、管理顧問共同協作。

特色3:快速進步、每月更新

雲端SaaS服務的特色之一就是會隨著使用者需求、法規制度逐步升級,並不斷地增添功能。
許多雲端財會系統,通常會每月更新以新增功能。

特色4:訂閱付費服務取代買斷

訂閱制最大的優點,是可以不用在初期就買斷高額的單機版軟體,且享有不斷持續的更新服務。且訂閱制軟體通常會強調使用者導入的體驗,讓使用者可以在初期,避免負擔買到高額不適用服務的風險。


全世界雲端財會軟體強調的特色

美國:QuickBook https://quickbooks.intuit.com

QuickBook Accounting
圖片來源:QuickBook

紐西蘭: Xero https://www.xero.com/

Xero Accounting
圖片來源 Xero

日本:Freee https://www.freee.co.jp/

Freee Accounting
圖片來源 Freee

日本:MoneyFoward https://biz.moneyforward.com/

MoneyForward Accounting
資料來源:MoneyForward

台灣:NexTrek: https://www.nextrek.co/

圖片來源:NexTrek
NexTrek:金流收支表
金流收支表 (圖片來源:NexTrek)

會計與報稅

可能有些前輩或先進會覺得,國內目前中小企業的公司記帳,往往仍是以稅務導向為主。
更由於台灣特有的發票體系和現有租稅稽徵環境下,經營者往往未曾注意到會計的價值,也造成會計從業人員心中的痛。

但隨著科技的進步、軟體與工具的發展,過去可能往往費時的記帳流程或無法產生的管理及決策所需報表,已經不再像以前是大公司的專屬,也不再遙不可及了。更也期待未來的帳務處理及稅務申報流程,在雲端時代與各方的努力下,能有更多的突破,真正能善用科技來提升價值並解決作業的效率問題!


國內外知名雲端財會工具連結


未來預計系列文章:

1. 雲端時代:為什麼會計或記帳需要上雲端?
2. 雲端世代:2020年的雲端記帳工具。
3. 雲端世代:2020年老闆應有的財會思維!
4. 雲端世代:我對未來的雲端財會發展的想像與實踐!
5 .雲端世代:科技發展與未來的財會產業。
6. 對未來的財會產業的看法- 試談會計系畢業學生的發展方向。
7. 對未來的財會產業的看法- 淺談會計師事務所(中小型事務所)
8. 雲端世代:未來的財會產業-淺談會計師事務所(中小型事務所)

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  更新日期:2020.08.09

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